Lahjoitukset kokoelmiin

Haluan lahjoittaa aineistoa Rautatiemuseon kokoelmiin, mitä minun tulisi huomioida?

Suomen Rautatiemuseon kokoelmiin on vuosien aikana karttunut aineistoja erilaisilta yksityishenkilöiltä, instituutioilta ja yrityksiltä. Museo kartuttaa harkitusti kokoelmia lahjoituksin. Museon kokoelmapolitiikassa (linkki pdf:ään??) on määritetty periaatteet, joilla museo hoitaa ja kartuttaa kokoelmiaan. Lahjoitettavan aineiston iällä tai koolla ei ole lähtökohtaisesti merkitystä, vaan lahjoituksen sisältö, sopiminen museon kokoelmapolitiikkaan ja kokoelmissa jo ennestään oleva vastaava aineisto vaikuttavat vastaanottopäätökseen. Jokainen kokoelmalahjoitustarjous käsitellään museon kokoelmatyöryhmässä, joka tekee hankintapäätökset.

Lahjoitusasioissa voit olla yhteydessä:

Kokoelmatyöntekijät arvioivat onko Suomen rautatiemuseo aineistollesi kaikkein sopivin paikka.

Toimita seuraavat perustiedot aineistosta kirjallisena, näitä tullaan todennäköisesti kysymään sinulta. On myös avuksi jos voit lähettää kuvia aineistosta ja siitä miten se on pakattu.

Millaista aineistoa?

Kuinka paljon aineistoa on?

Millainen kokonaisuus on kyseessä, mitä erilaisia esineitä, kuvia, asiakirjoja ym siihen kuuluu?

Liittyykö aineisto johonkin henkilöön, yritykseen, yhdistykseen tai muuhun toimijaan?

Onko aineisto joltain tietyltä aikakaudelta, onko valokuvissa kuvauspäivä merkittynä, esineessä valmistusleimaa tai muuten tiedossa sen käyttöaika?

Mitä aineisto sisältää, mitä aiheita on valokuvissa tai mitä asiakirjat käsittelevät?

Aineiston säilytys ja kunto?

Missä aineistoa on tähän asti säilytetty?

Onko aineisto järjestetty, löytyykö aineistosta listaa tai inventaariota?

Mikä on aineiston kunto? Onko se esimerkiksi likaista, pölyistä tai homeista?

Millä paikkakunnalla aineistoa tällä hetkellä säilytetään?

Omistushistoria ja tekijänoikeudet?

Miten aineisto on päätynyt sinulle? Aineisto voi liittyä esimerkiksi omaan työuraan, olla sukulaiselta saatua perintöä tjms.

Kuka aineiston tällä hetkellä omistaa? Onko sinulla oikeus lahjoittaa se museolle?

Liittyykö aineistoon käyttörajoituksia tekijänoikeuden tai tietosuojan osalta?

Miksi aineisto mielestäsi kuuluisi juuri Suomen Rautatiemuseon kokoelmiin?

Mitkä seikat vaikuttavat siihen otetaanko aineisto Suomen Rautatiemuseon kokoelmiin?

Suomen Rautatiemuseo on valtakunnallinen vastuumuseo, jonka vastuualueelle kuuluu kaiken Rautatiehistorian tallentaminen sen alkuajoista tähän päivään.

Kokoelmien kartuttaminen on suunnitelmallista ja kokonaisvaltaista työtä.

Kokoelmatarjousta punnitessaan museon kokoelmahenkilöstön tiimi tarkastelee erityisesti seuraavia kysymyksiä:

Löytyykö kokoelmista jo samanlaista aineistoa?

Rautatiehistoriaan liittyvät ilmiöt ovat kokoelmien keskiössä ja jos samasta ilmiöstä löytyy jo samaa tai vastaavaa aineistoa niin samanlaista aineistoa ei ole mahdollista ottaa vastaan.

Pystyykö museo sitoutumaan aineiston tallentamiseen ja voidaanko sitä hyödyntää?

Mitä toimenpiteitä ja tiloja aineiston säilyttäminen vaatii? Joskus aineisto voi vaatia niin paljon resursseja, ettei sitä voida ottaa vastaan. Tässä tilanteessa tarkastellaan vaihtoehtoisia dokumentoinnin vaihtoehtoja tai jos aineistosta voidaan valita osia kokoelmaan. Jos aineistoa on myös todennäköisesti mahdotonta käyttää näyttely- tai tutkimuskäytössä niin se voi olla myös este aineiston vastaanottamiselle.

Onko jokin muu paikka sopivampi aineistolle?

Voi olla, että aineisto kuuluu toisen museon keruuvastuualueelle tai tiedetään, että samaa aineistokokonaisuutta on jo toisessa kokoelmassa. Tällöin Suomen Rautatiemuseo ohjaa aineiston tarjoajaa eteenpäin sopivammalle taholle. Myös jotkut aineistotyypit kuten osa arkistoaineistosta kuuluvat Kansallisarkiston keruualueelle, myös tällaisessa tapauksessa aineiston lahjoittaja ohjataan eteenpäin.

Mitä aineistolahjoituksella tehdään lahjoituksen jälkeen?

Kokoelman kartoitus ja kunnon tarkastaminen

Alkuun aineistosta tehdään yleinen selvitys. Selvityksessä kartoitetaan aineiston kunto, laajuus, materiaaleja, aiheita ja jne. Selvityksen perusteella voidaan päätellä, mihin rautateiden ilmiöön tai kokonaisuuteen aineisto liittyy ja mihin sitä voisi käyttää.

Puhdistus ja pakkaus

Ennen aineiston siirtoa kokoelmatiloihin, se käsitellään tarvittavin toimenpitein. Aineisto puhdistetaan ja käsitellään tarvittaessa, esimerkiksi pakastamalla. Esineet usein myös valokuvataan tässä vaiheessa. Tämän jälkeen aineisto pakataan asianmukaisesti, kirjataan sen tiedot ylös ja se siirretään kokoelmatiloihin.

Digitointi ja luettelointi

Aineistoa ei heti digitoida tai luetteloida, koska museon kokoelmissa on käsiteltävää paljon enemmän kuin työresursseja. Digitointia ja luettelointia tehdään osana muuta kokoelmatyötä.

Aineiston käyttö

Museo voi käyttää lahjoittamaasi aineistoa esimerkiksi näyttelyissä, julkaisuissa, yleisötyössä, opetuksessa ja tutkimuksessa. Aineiston kuvia, 3D-mallinnuksia tai muita toisintoja voidaan julkaista museoaineistojen julkaisualustoilla tai museon sosiaalisessa mediassa.

Museon digitoitua kuva-aineistoa voidaan luovuttaa joko ilmaiseksi tai käyttökorvausta vastaan esimerkiksi julkaisujen kuvitukseen. Tekijänoikeuksista vapautunutta aineistoa voidaan jakaa vapaasti käyttöön. Kuvatilauksiin liittyy maksuja myös silloin, jos ne vaativat museolta taustatutkimusta tai digitointityötä.

Kun lahjoitat aineistoa museolle, aineisto siirtyy museon omistukseen pysyvästi. Lahjoituksesta sovitaan erillisellä lomakkeella. Lahjakirjan malli tähän?

Suomen Rautatiemuseo saa luovutettuun aineistoon täyden omistus-, käyttö- ja hallintaoikeuden.

Valokuvat ja niihin liittyvät tiedot ovat henkilötietoja, joiden käsittelyssä täytyy muistaa kuvattujen henkilöiden tietosuoja. Museoiden yleishyödyllisen tehtävän vuoksi kuvien museokäyttöä ja arkistointia varten ei kuitenkaan tarvita kuvattujen henkilöiden erillistä lupaa. Museo käyttää aineistojaan aina kuvien henkilöitä kunnioittaen.

Suomen Rautatiemuseo voi myös poistaa aineistoja kokoelmista. Poistopäätökset ovat harvinaisia ja tarkkaan harkittuja. Poisto voi olla perusteltu, jos aineisto on vahingoittunut ja on vaaraksi muulle esineistölle tai henkilökunnalle. Poisto voi myös tarkoittaa aineisto siirtoa käyttökokoelmaan tai siirtoa sopivamman museon tai arkiston kokoelmiin.