Rautatiemuseo tallentaa Suomen rautateiden historiaa ja nykypäivää merkittävällä tavalla kuvaavaa aineistoa. Rautatiemuseon kokoelmia on kartutettu jo 1800-luvulta lähtien ja ne sisältävät laajasti eri tyyppistä aineistoa. Tänä päivänä kartunta on harkittua, vanhoja kokoelmia täydentävää tai nykyajan ilmiöitä kuvaavaa. Kokoelmia kartutetaan pääasiassa lahjoituksilla ja nykydokumentoinneilla.
Museon henkilökunta arvioi kaikki lahjoitustarjoukset tapauskohtaisesti. Tarjotun aineiston kohdalla arvioidaan sen sopivuus museon tallennustehtävään ja selvitetään, onko samanlaista aineistoa kokoelmissa jo entuudestaan.
Rautatiemuseon tallennustehtävä on määritelty museon kokoelmapolitiikassa.
Rautatiemuseo on mukana museoiden valtakunnallisessa TAKO tallennus- ja kokoelmayhteistyössä.
Lahjoitustilanteessa täytetään ja allekirjoitetaan kirjallinen luovutussopimus.
Aineiston museoarvon kannalta merkittävää on kaikki lahjoitukseen liittyvä tieto. Kerää kaikki aineistoon liittyvä muisti- tai kirjallinen tieto. Tärkeitä tietoja ovat esimerkiksi esineen valmistus- ja käyttöhistoria.
Kaikista lahjoituksista täytyy sopia museon henkilökunnan kanssa ennen aineiston tuomista museolle.